由于函的类别较多，从制作格式到内容表述都有较大的灵活性，这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法，公函一般由首部、正文、尾部、结语和落款组成。
（一）首部
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题，公函的标题一般有两种形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。
2、主送机关，即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。
（二）正文
其结构一般由开头、主体部分组成。
1、开头，主要说明发函的缘由。一般要求简单概括发函的目的'、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函交代缘由的部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，再交代根据，以说明发文的缘由。
2、主体，这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
（三）结尾
函的结尾一般是礼貌性地向对方提出请求。
（四）结语
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语，如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等，有的函也可以不写结语，如果是便函的话，可以像普通信件一样，使用“此致敬礼”。
（五）落款
应该包括署名和成文时间两项内容，署名机关单位名称，写明成文时间，并且加盖公章。
函一般是平级的单位或机关之间发布，也可以是上级机关的下行公文。
（一）函的写作，要注意行文简洁明确，用语得体。对于复函，行文的针对性和答复的明确性则是最应该注意的问题。
（二）函也有时效性的问题，特别是复函就应该迅速、及时，这样才能保证日常行政工作的进行。
（三）在函的写作过程中要注意以下几个问题：
1．如果是正式的公函，则要严格按照公文的格式来写。
2．函的内容必须专一、集中。一般情况下，一个函件最好能够讲清一个问题或一件事情，不能贪多。
3．函的内容必须真实、准确。
4．函的写法最主要的就是陈述，只要把商洽的工作、询问和答复的问题向有关主管部门写清楚就可以了。
5．发函的人或者是因为工作问题，或者是因为其他的问题，都是有求于对方的，因此，要求函的语言要朴实，语气应该谦虚，态度应该委婉。
6．函的结尾，一般情况下用“即请函复”“特此函达”“此复”等惯用语，有时也不用。
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