物资采购管理制度

物资采购管理制度

总则

为加强公司的物资采购管理及对工程项目的监督管理，降低公司生产经营成本，特制定本制度。

本规定是集团公司对投资项目所需物资和集团公司各单位（各分、子公司）所购材料物资的采购进行监督管理的基本行为规范。

集团公司各单位应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，严格执行本管理制度。

集团公司所有采购都必须严格执行《采购管理制度》，分别以集团公司投资项目物资、各单位自行采购物资两个方面对公司所有物资采购业务进行监督管理。

第二章　投资项目采购管理

凡属集团公司投资的工程项目、设备等所需物资均由经营管理部进行集中采购管理。

对于集团公司投资的基建项目，其项目负责人需组织中介机构拿出预算方案及详细材料清单，经营管理部留详细材料清单一份。

在与施工单位签定施工合同前，施工单位应将工程预算书、材料需求计划表报送公司项目负责人，该项目负责人组织经营管理部与施工方在合同中列清各自采购的物资类别及到货时间。经营管理部留施工单位材料需求计划表一份。

施工中，施工单位材料采购员按照生产进度，至少提前20日将所需物资的型号、数量、拟采购单位及价格等详细情况列清，填写物资采购需求表，经公司项目负责人或其指定的基建管理员对需求物资型号、数量核实签字后，报经营管理部。

施工中，如遇材料变更事宜，施工单位需到经营管理部领取并填写物资采购变更表，经公司项目负责人或其指定的基建管理员对变更物资型号、数量签字认可后，报经营管理部。

施工单位在上报材料需求时，要有计划，批量进行，如出现错报、漏报等现象而影响工程进度或给公司造成损失，后果由施工单位负责。

经营管理部依据与供应商签定合同内容要求，按批次向施工方供应物资材料。（例如：某工程项目所有物资与供应商签定合同约定分三次供货，经营管理部即向使用单位供货三次。）

对于集团公司投资的机械设备材料，使用单位在接到集团公司投资意向审批书后，各单位采购员将审批书中所购设备名称、型号、规格、数量及拟购单位等详细情况列清，填写物资采购需求表，经使用单位负责人对物资型号、数量核实同意后，报经营管理部。

经营管理部在接到各单位物资采购需求表后，应多方询价、比价，提高每次采购质量，获得规模采购优惠，降低采购成本。

基建项目工程完成后，公司将以中介机构审计报告为依据，核实施工单位上报物资材料数量与实际使用数量，剩余材料留在施工单位，公司按剩余材料价格总额从最终结算工程款中扣除（确属有正当理由的除外）。

第三章 集团公司各单位自行采购物资管理

凡计入集团公司各单位（各分、子公司）生产经营成本的物资，由各公司自行采购。

各单位（各分、子公司）采购人员及保管人员每日应将本公司当日采购计划审批单、货物订单、入库单等采购情况，按要求进行详细登记。

经营管理部通过对各单位（各分、子公司）采购业务（包括计划单、定单、入库单等）的监控查询，及时掌握其采购情况。对于有异议的业务要在财务资产中心付款前或形成采购订单前进行处理。

经营管理部应定期对各单位（各分、子公司）采购情况进行汇总统计，与财务资产中心进行核实对账，上报公司有关领导。

财务资产中心对各单位（各分、子公司）采购业务进行结算时，需向经营管理部核实采购情况后方可进行结算。

经营管理部应按照各单位上报的物资采购需求计划，及时为各单位提供采购信息。

每季度末，由财务资产管理中心牵头组织经营管理部等有关部门，对本季度各公司实际采购情况进行核查，如发现有材料采购不真实、潜亏等现象，按照《盘存业务及财产清查制度》有关规定进行处理。

各单位（各分、子公司）及部门应积极配合集团公司的采购物资核查工作，如确有不予配合，影响核查工作进行，公司将追究当事人及其主管领导责任。

第四章 其他相关管理内容

集团公司投资项目物资金额在5万元以上的，必须通过招投标或议标方式进行采购。

工程施工或设备采购合同中应明确双方责任，因他方责任对集团公司造成影响和损失的应明确赔偿办法。

经营管理部会同公司项目负责人（或其指定基建管理员）、财务资产管理中心相关人员、公司法律事务部门、合同管理员、使用单位采购员，共同参与公司投资项目所需物资的招投标或议标过程。

公司投资的所有物资采购合同签定时，必须由经营管理部、财务资产管理中心、公司法律事务部门、项目管理员、使用单位采购员共同参与，相互监督，并实行合同会签制。

买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。公司所有采购合同须经公司法律事务部门审核。

第五章物资采购到货现场管理

为便于施工，减少库存及重复搬运等环节，对于集团公司投资的工程项目、设备等所需物资的购买，经营管理部在与供货方签定合同时，应要求供应商供货至使用方指定地点。

经营管理部应提前通知施工方货物到达的时间，由施工方做好卸货及存放的准备工作。

货到后，经营管理部会同公司项目管理员、工程监理到现场与施工方指定人员共同协调卸货、验货、场地存放等事宜。

第六章 责任与奖惩

集团公司各单位（各分、子公司）应当对采购管理全过程建立责任制度，明确各有关部门和个人的责任，制定考核办法。

对降低采购成本贡献突出的采购人员和严格履行职责成绩显著的质量、价格监督人员，经营管理部将情况反馈给其所属公司，各单位应依据《员工奖惩规定》对其进行表彰奖励。

对违反本制度弄虚作假、以权谋私、账外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，公司将依据《员工奖惩规定》给予相应处罚。

本制度经集团公司董事会核准后，自颁布之日起生效。

本制度由集团公司经营管理部负责修改与解释。